Van foldertemplate naar Teamtemplate: zo breng je rust en structuur in Microsoft Teams

Stel je voor: je werkt aan een nieuw project. Er moeten documenten gedeeld worden, collega’s werken samen vanuit verschillende afdelingen, en iedereen wil weten waar wat staat. In het verleden was dit vaak geen probleem. Op de fileserver stond een template-map: een vaste structuur met submappen als “Contracten”, “Planning”, “Rapportages” – en soms zelfs al standaarddocumenten. Simpel, herkenbaar en vooral: rustgevend. Iedereen wist waar hij moest zijn.

Toen kwam Microsoft Teams. En hoewel Teams ons veel nieuwe mogelijkheden gaf voor samenwerken, bracht het ook verwarring. Want hoe pas je die oude, vertrouwde structuur toe in deze nieuwe omgeving?

📁 Vanuit de mappen-mentaliteit naar Teams-realiteit

Veel organisaties proberen nog steeds die oude manier van werken te kopiëren naar Teams: een nieuw team aanmaken, handmatig mappen kopiëren vanuit een template, en hopen dat iedereen netjes dezelfde structuur aanhoudt. Maar al snel blijkt: dat werkt niet zo lekker.

Waarom niet?

• Mappen kopiëren in Teams is omslachtig en foutgevoelig

• Structuur in bestanden leeft los van de structuur in kanalen

• Documenten worden vaak dubbel opgeslagen of raken zoek

• Medewerkers weten niet goed waar ze wat moeten zetten

Kortom: wat bedoeld was als structuur, zorgt nu juist voor frustratie.

🧩 Teams is geen fileserver – en dat is juist een kans

Microsoft Teams is gebouwd voor samenwerking, niet alleen voor opslag. In plaats van mappen als uitgangspunt te nemen, denk je in kanalen en functionaliteit. Dat vraagt om een andere benadering – maar levert veel op als je het slim aanpakt.

✅ De oplossing: werk met een template Team

In plaats van telkens opnieuw het wiel uit te vinden, kun je een template Team (laten) maken. Een standaard omgeving waarin alles wat je bij elk project nodig hebt al klaargezet is. Denk aan:

• Vaste kanalen per projectonderdeel, bijvoorbeeld:

  • Algemeen (voor algemene communicatie)

  • Planning

  • Financiën

  • Uitvoering

• Gekoppelde SharePoint-bibliotheken waarin je standaardmappen staan

• Voorbeeld- of startdocumenten, zoals:

  • Projectstartformulier

  • Checklist eerste week

  • Standaardbrief of offerteformat

• Automatisering met Power Automate, die:

  • Direct de juiste documenten op de juiste plek zet

  • Taken aanmaakt

  • Meldingen stuurt naar het team bij de start

Het resultaat? Zodra je een nieuw projectteam start, staat alles direct klaar. De structuur is duidelijk. Iedereen weet waar wat hoort. En je hoeft niet meer te rommelen met het handmatig overzetten van mappen.

💬 "Maar ik ben geen IT’er…"

Geen zorgen. Het maken van een template Team vereist eenmalig wat technische ondersteuning. Als je zelf geen rechten hebt om dit aan te maken, kun je jouw IT-afdeling of functioneel beheerder vragen om te helpen. Het is geen rocket science – en het levert op de lange termijn zoveel tijd en duidelijkheid op dat de investering meer dan waard is.

Hier een blog die precies uitlegt hoe dit werkt:

Create a template from an existing team in Microsoft Teams - Microsoft Teams | Microsoft Learn

🌟 Laat je tools voor je werken – niet tegen je

Microsoft Teams kan je structuur bieden, overzicht geven en samenwerking versterken. Maar dan moet je er wel op de juiste manier mee omgaan. Door te werken met template Teams, maak je van Teams een vliegwiel voor elk nieuw project in plaats van een lastige drempel.

Ben je benieuwd hoe dit er in jouw organisatie uit kan zien? Of wil je tips voor het opzetten van zo’n template Team? Laat het me weten – ik denk graag met je mee.